Strengere opvolging elektronische facturatie in 2018

  • 28 maart 2018

Met de elektronische facturatie (e-invoicing) bedoelen we geen PDF-factuur, maar kiezen we voor een
e-factuur in een gestructureerd XML-formaat. Enkel deze ‘volwaardige’ e-facturen maken immers een automatische verwerking mogelijk.

E-invoicing via het Mercuriusplatform

De e-facturen moeten elektronisch ingediend worden via het platform Mercurius. Dit federale platform zorgt ervoor dat alle overheden bereikbaar zijn voor e-invoicing, en is gebaseerd op het Europese afsprakenkader Peppol.

Starten met e-invoicing

Houd er rekening mee dat de voorbereiding voor het starten met e-invoicing de nodige tijd vergt.

Vooraleer u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse overheid meldt u zich éénmalig aan op e.procurement@vlaanderen.be.

Het verzenden van uw e-factuur naar de overheid kan op verscheidene manieren gebeuren:

  • U kunt gratis gebruiken maken van het Mercuriusportaal voor een eenvoudige verzending van uw e-facturen via https://digital.belgium.be/e-invoicing
  • U kunt kiezen voor een meer geïntegreerde e-facturatie binnen uw onderneming.
  • U heeft dan een Access Point (AP) nodig voor de verzending van uw e-facturen naar het Mercuriusplatform. Dit Acces Point moet Peppol Compliant zijn.

Er zijn tal van oplossingen beschikbaar op de markt: serviceproviders voor e-facturatie, boekhoudpakketten, ERP-pakketten, facturatiesoftware, softwarehuizen, ...

Op die manier kan het projectteam van de Vlaamse overheid u verder ondersteunen. Tal van beroepsfederaties organiseren studiedagen of informatiesessies rond elektronische facturatie. Vraag dit even na bij uw beroepsorganisatie.

Inhoud van de elektronische factuur

De elektronische factuur moet, naast de gegevens die verplicht zijn overeenkomstig het
BTW-wetboek, volgende gegevens bevatten:

  • KBO-nummer OVAM: 0842399963
  • Middelenreservering – vastleggingsnummer - vastleggingsnummer/WBSnummer.
  • Factuurlijnen: omschrijving van de opdracht

Als u gebruik maakt van een geïntegreerde oplossing voor e-facturatie, moet de opmaak van de
e-factuur in overeenstemming zijn met het Peppolformaat (UBL 2.1).
Bekijk hier 'het profiel van de Peppol-factuur' alsook de business afspraken met de Vlaamse overheid.
De bovenvermelde essentiële gegevens moeten als volgt worden ingevuld:

  • KBO-nummer/ Global Location Number (GLN) OVAM: veld PartyIdentifcation
  • Middelenereservering – vastleggingsnummer – vastleggingsnummer/WBSnummer: veld OrderReference
  • Factuurlijnen: omschrijving van de opdracht: veld name moet voor elk item (voor elke invoiceline) ingevuld zijn

De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere schadelijke instructies, indien dit niet het geval is kan dit als niet ontvangen worden beschouwd.

De OVAM houdt zich het recht voor om facturen die niet worden ingediend op de wijze zoals hierboven beschreven te weigeren en niet te voldoen zonder dat zij gehouden is tot het betalen van intresten of schadevergoeding.

Voor meer info

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol