Administratief medewerker

Afdeling: Staf, Strategie en Beleidsontwikkeling
Team: Pers & communicatie
Niveau: Niveau C
Graad: Medewerker
Contract: Onbepaalde duur
Standplaats: Mechelen

Wilt u meewerken aan minder afval, een zuivere bodem en de omslag naar een kringloopeconomie in Vlaanderen? Dan bent u bij de OVAM aan het juiste adres. De OVAM - Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij is een Vlaamse overheidsinstelling die continu op de bres staat voor een beter leefmilieu. Concreet staat zij in voor het voorbereiden en uitvoeren van het Vlaamse afvalstoffen-, materialen- en bodemsaneringsbeleid.

De OVAM rekent ook op u voor een proper milieu!

Kenmerken van de functie

Als administratief medewerker ondersteunt u verschillende teams binnen de afdeling Staf, Strategie en Beleidsontwikkeling. Het zwaartepunt situeert zich vooral bij het team pers & communicatie en het team internationaal beheer. In beide teams vervult u een brugfunctie en reikt u verbetervoorstellen aan om de dienstverlening te verbeteren.

Uw takenpakket:

  • Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben.
    • Overzicht van de buitenlandse OVAM-zendingen bijhouden;
    • Overzicht bijhouden van de agenda’s en de bijhorende verslagen van directieraad, afdelingsraad, … .
  • Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden.
  • Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier.
  • Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties …) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.
    • Het opmaken van de dagelijkse persberichten op basis van de Gopress rapportering;
    • Het beheren van Belga- en Gopressabonnementen en online inputmodellen;
    • Informatiebeheer (documentenmanagement) van persdossiers;
    • Layout opmaken en het heerlijk helder taalgebruik bewaken van nota’s directieraad, conceptnota’s, positionpapers, … .
  • Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.
    • Ondersteuning van het interne communicatiebeleid in de vorm van beheer, aanpassen en opmaak van het intranet;
    • Ondersteuning van het interne en externe communicatiebeleid in de vorm van aanpassen, opmaak en onderhoud van de OVAM-website;
    • Ondersteuning van het interne en externe communicatiebeleid in de vorm van het aanmaken en beheren van key-survey of andere online bevragingen voor enquêtes, inschrijvingsformulieren, … .
  • Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen.
  • Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal (o.a. in het kader van internationale delegaties) en de administratief/praktische ondersteuning teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst/afdeling/organisatie.
    • Boeken van zalen;
    • Registratie van de gasten;
    • Catering voorzien;
    • ‘OVAM-mapjes’ klaarmaken;
    • … .
  • Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk.

Profiel

We zoeken een medewerker die zelfstandig werkt, goed kan omgaan met stress en zich makkelijk aan veranderende omstandigheden kan aanpassen. Bovendien ben je een echte teamplayer, een enthousiaste duizendpoot met administratief talent, oog voor detail en verbeteropportuniteiten.

U bent een goede organisator, leergierig en bereid om u continu te verdiepen in de nieuwe communicatietechnologieën. U kan zich goed uitdrukken in het Engels. U kan autonoom werken en schrikt er niet van terug om in team uw mening te verwoorden. Flexibiliteit en creativiteit zijn een pluspunt.

Toelatingsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot een functie bij de Vlaamse overheid moeten kandidaten voldoen aan een aantal algemene toelatingsvoorwaarden:

  • uittreksel uit het strafregister voorleggen;
  • de burgerlijke en politieke rechten genieten;
  • medisch geschikt zijn om de functie uit te oefenen (enkel voor bepaalde doelgroepen en functies met een bepaald risico).

Deelnemingsvoorwaarden

  •  U bent ten minste in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau C (meer info: zie https://overheid.vlaanderen.be/Bijlage02), zoals bepaald in het Vlaamse personeelsstatuut. Interne kandidaten van de OVAM die reeds tot niveau C behoren worden eveneens toegelaten tot deze selectie.
  • Als u een buitenlands diploma bezit, moet u de erkenning van gelijkwaardigheid aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: www.naricvlaanderen.be/

  • Als u uw diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet u een taalexamen afleggen bij Selor (www.selor.be/nl/procedures/taaltesten/) om uw kennis van het Nederlands te bewijzen.

Kandidaten die niet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnemingsvoorwaarden voldoen, worden uitgesloten van deelname aan de voorselectie en het functie specifieke onderdeel van de selectie. Zij worden daarvan op de hoogte gebracht.

Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan via aanwerving vanuit de externe arbeidsmarkt.

Functievereisten

  • U heeft bij voorkeur enkele jaren ervaring in een administratieve ondersteunende functie;
  • U bent communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk), zowel in het Nederlands als in het Engels;
  • U beschikt bij voorkeur over kennis en ervaring inzake sociale media;
  • U beschikt bij voorkeur over kennis van het beheer van webtoepassingen (content manager);
  • U beschikt bij voorkeur over kennis van het beheer van online enquêteringsinstrumenten;
  • U heeft kennis van en ervaring met een kantoorsoftwarepakket.

Omschrijving van de belangrijkste gedragscompetenties

De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn: daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen, passen bij u.

Volgende gedragscompetenties vinden wij belangrijk voor deze functie.

  • Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1).
  • Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1).
  • Initiatief: Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen (niveau 1).
  • Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren (niveau 1).
  • Plannen & organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1).
  • Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1).

Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan u op volgende website vinden: www.vlaanderen.be/nl/publicaties/detail/competentiewoordenboek-vlaamse-overheid

Selectieprocedure: timing onder voorbehoud

De selectieprocedure omvat verschillende selectiestappen. Na elke eliminerende selectiestap worden de niet geselecteerde kandidaten op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende selectiestap. De opgegeven termijnen voor de selectieprocedure zijn richtinggevend.

  1. CV-screening en voorselectie op basis van de kandidaatstelling – eliminerend – vindt plaats in week 40. De best gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende selectie-stap.
  2. Voorafgaand aan het jurygesprek vullen de geselecteerde kandidaten een online persoonlijkheidsvragenlijst in. Het jurygesprek omvat een functie specifieke screening en zelfbeschrijving van sterktes en zwakten, aangevuld met een praktijkcase. Het gesprek gebeurt in aanwezigheid van het afdelingshoofd, twee teamverantwoordelijken of een teamverantwoordelijke en/of een expert, een OVAM HR-medewerker en een externe selectiespecialist. Het gesprek vindt plaats in week 41 en/of 43. De jury formuleert een advies aan de administrateur-generaal over de geschiktheid van de kandidaten. Deze stap is eliminerend.
  3. Een extra selectiestap kan worden voorzien indien nodig voor deze selectie. Dit kan bestaan uit een diepte-interview al dan niet met een bijkomende case. Deze selectiestap gebeurt door de externe selectiespecialist en/of een OVAM-medewerker(s). Deze stap is eliminerend.
  4. De administrateur-generaal, mevr. Henny De Baets, beslist na advies wie als beste kandidaat geselecteerd wordt. Voorafgaand aan deze beslissing kan een bijkomend gesprek met de administrateur-generaal plaatsvinden.

Alle kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord over het resultaat.

De kandidaten kunnen over elke fase mondelinge feedback vragen binnen een termijn van dertig dagen.

Ons aanbod

  • Een leerrijke en boeiende werkervaring met een maatschappelijk zinvolle opdracht.
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Een verloning van (C111, geen ervaring) 2.028,27 euro bruto/maand. Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden mits voorlegging van geldige documenten. Voor de berekening van uw salaris kan u terecht op de salarissimulator van de Vlaamse Overheid. U vindt deze terug via volgende link: www.vlaanderen.be/nl/vlaamse-overheid/werken-bij-de-vlaamse-overheid/salarissimulator
  • Een aantrekkelijke vakantieregeling, glijdende werktijden, maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een fietsvergoeding, tewerkstelling in de onmiddellijke nabijheid van het station te Mechelen.
  • De OVAM zet zich actief in om gelijke kansen en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. De kwaliteiten van ons personeel zijn belangrijker dan leeftijd, geslacht, gender, geaardheid, handicap/chronische ziekte of afkomst.
  • Volgende kandidaten kunnen deelnemen onder voorbehoud: kandidaten die beschikken over een buitenlands diploma dat nog niet gelijkwaardig is verklaard en kandidaten die nog niet voldoen aan de vereisten inzake de taalwetgeving inzake kennis van het Nederlands. Wie dus nog geen taaltest Nederlands heeft afgelegd bij Selor kan al wel deelnemen aan de selectieronde(s). Aan deze voorwaarden moet echter wel voldaan worden voor de effectieve indiensttreding.
  • Hebt u een arbeidshandicap; gelieve aan te geven bij uw sollicitatie of u nood hebt aan specifieke aanpassingen voor de sollicitatie.

Solliciteren

Bent u geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk woensdag 29 september 2021. Om te solliciteren vult u de online vragenlijst in. Bij deze vragenlijst stuurt u als bijlage een cv met overzicht van uw loopbaan/ervaring en een kopie van uw diploma.

De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzondering zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verwijderen.

Meer informatie

Voor meer informatie over de inhoud van de functie, arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure kan u contact opnemen met Fatna El Khanf (tel: 015 284 183, email: wervingen@ovam.be).

Solliciteren

Klik hier om door te gaan naar het sollicitatieformulier