Communicatie - praktijkvoorbeelden en tips

Briefing crew, artiesten en sponsoren

Crew
Breng alle interne medewerkers, team sponsoring, team logistiek, team programmatie, medewerkers bar en eetstanden, medewerkers onthaal, security, techniekers, vrijwilligers, uitzendkrachten, freelancers, security,… op de hoogte van de duurzame voorzieningen op uw evenement. Bijvoorbeeld het aanbod van drinkwaterfonteinen, verbod van petflesjes op het terrein, controle op eenmalige drankverpakkingen aan de in- en uitgang;...

Immers om te slagen in het duurzaamheidsplan moet het hele team op de hoogte zijn en de genomen maatregelen ten uitvoer brengen. Engageer hen dmv een te ondertekenen charter, verspreid een briefing, organiseer een fysieke/digitale infosessie en deel tegelijkertijd de uitrusting uit,…

Artiesten (zie praktijkvoorbeeld rechterzijde)
Breng ook de artiesten van uw event op de hoogte zoals bekende sporters, muzikanten, kunstenaars of prins carnaval. Optioneel kunt u hen vragen om een sensibiliserende rol op te nemen naar het publiek en andere partners toe. Ze bekleden immers een invloedrijke positie. Informeer hen dmv clausules in overeenkomsten toe te voegen, laat hen een charter of engagementsverklaring ondertekenen, stuur een briefing, organiseer een fysieke/digitale infosessie,…

Sponsoren
Betrek sponsoren bij uw duurzaamheidsdoelstellingen. Zo kunnen ze meedenken over milieuvriendelijke alternatieven, wat hun positief imago alleen maar ten goede komt. Durf ook radicaal te zijn, een partner die niet meegaat in uw duurzaamheidsverhaal kan de geloofwaardigheid van uw doelstellingen naar het publiek stevig ondermijnen.

Communicatiemiddelen bezoekers en deelnemers

Informeer de bezoekers en deelnemers over de genomen duurzaamheidsacties op uw evenement. Begin voorafgaand aan het evenement, tijdens en ook nadien.

Vooraf (zie praktijkvoorbeelden rechterzijde)
Maak bezoekers en deelnemers warm voor uw duurzaamheidsactie vanaf het eerste contact. Maak gebruik van de aankondiging, bedrukking op tickets of een e-mail bij de tickets, uw nieuwsbrief, de gemeentelijke infokrant, sociale media, website, een video, de perskit,…

Tijdens (zie praktijkvoorbeelden rechterzijde)
Voorzie de juiste signalisatie, logo’s en communicatiedragers. Zorg dat alle communicatie duidelijk en uniform aanwezig is. Maak gebruik van ondermeer affiches, herbruikbare banners en/of panelen, opvallende vlaggen, herkenbare kleuren, logo’s selectieve inzameling, sociale media, website, de eventbrochure, LED-schermen, animaties zoals artistieke installaties, straatartiesten of workshops, een wedstrijd,…

Na (zie praktijkvoorbeelden rechterzijde)
Bedank/informeer/beloon bezoekers voor hun inspanningen rond correcte inzameling, maak een feedback bevraging over het herbruikbare drankensysteem, communiceer rond de toename fietsgebruik en openbaar vervoer,…

Buurtbewoners

Informeer
Informeer de buurt vooraf over uw geplande activiteit. Communiceer via brief, organiseer een informatievergadering, een rondleiding op het terrein, een gratis avond of geef tickets aan kortingprijzen om hun betrokkenheid en goedkeuring te krijgen. Geef een telefoonnummer, emailadres of creëer een pagina op sociale media waarop de organisatie steeds bereikbaar is.

Het is beter om vooraf mogelijke knelpunten te detecteren, dan op de avond zelf politie over de vloer te krijgen omdat een buur klaagt over overlast.

Engageer
Betrek de lokale gemeenschap in uw evenement:

  • Crew: rekruteer verenigingen en medewerkers in de buurt
  • Horeca: informeer hen over de eventdatum en verwachte bezoekers zodat ze voorbereidingen kunnen treffen zoals extra personeel en aanbod voorzien.
  • Leveranciers en handelaars: ondersteun lokale aanbieders. Naast een positief effect op lokale economie, zijn er ook minder verplaatsingen nodig
  • Inclusie: geef kortingen aan sociale groepen, voorzie medewerkersposten voor sociale doelgroepen, denk aan toegankelijkheid voor mensen met een beperking
  • Lokale media en artiesten: programmeer lokale DJ’s, artiesten, contacteer radio stations en pers

Evalueer
Verzamel feedback van uw buurtbewoners via een evaluatieformulier na het evenement. Geef gevolg aan ideeën, vragen, bezorgdheden en behandel klachten indien deze zich voordoen. Communiceer over de acties die u neemt.