E-mail beleid

We sensibiliseren onze medewerkers om een gezond e-mail beleid toe te passen.

Hoe het niet moet

OVAM e-mail beleid

1 Beperk uw geadresseerden

AAN: van deze persoon verwacht u ACTIE.
CC: deze persoon moet écht wel op de hoogte zijn, maar geen actie ondernemen.
BCC: daar doen we niet aan mee.

2 Wees informatief en volledig in de omschrijving bij ‘onderwerp’

Laat literaire hoogstandjes en dubbelzinnigheden achterwege.
Wees rechtaan-rechttoe: wat verwacht u? – waarover gaat het bericht? – wanneer is de deadline?

3 Schrijf een beknopt maar toch duidelijk bericht

Uw bericht beslaat maximaal 10 lijnen en omschrijft duidelijk wat u verwacht van de ontvanger. Bijlagen zorgen  voor langere verduidelijking. Korte duiding plaatst u na uw expliciete vraag.

4 Wees niet ongeduldig

Geef uw ontvanger minimaal één werkdag de tijd om te reageren. Hebt u sneller een antwoord nodig, vraag dat dan per telefoon of in een persoonlijk gesprekje.

5 Mailen is niet chatten

Gebruik uw mail niet om te chatten. En zeker niet met iedereen telkens in cc. Dreigt iets op een chat uit te draaien, pak uw telefoon. Wilt u toch chatten, gebruik dan gespreksplatformen zoals Skype.

6 Bezint eer ge begint

Verstuur nooit een mail in een emotionele bui.  E-mailen doet u trouwens alleen voor zakelijke boodschappen, niet voor sociale of inter-relationele zaken.

7 Vermijd mailkettingen

“Onderwerp: Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Fwd:...”: liever niet… Pas dus uw onderwerpregel aan.
Maar als u een ontvangen bericht doorstuurt, verander de inhoud ervan dan niet.

8 Vermijd tussenstations

Gebruik uw bestemmeling niet als ‘brievenbus’ maar stuur uw mail rechtstreeks naar diegene van wie u actie verwacht.

9 Spaar het milieu

Ter vergelijking: 65 e-mails versturen komt qua CO2-uitstoot overeen met 1 kilometer rijden  met een gemiddelde auto. Nog een reden dus om bewuster te mailen.

10 Win een uur per dag

Het duurt  64 seconden om u focus terug te vinden na het behandelen van een mailtje. Bij pakweg 50 mails per dag is dat meer dan een uur tijdverlies.